La universidad es una institución al más alto nivel de la educación, lo
cual significa que ella debe ser una organización que facilite una excelente cultura
a sus estudiantes, en otras palabras, una universidad ideal debe ser capaz por
sobre todas las cosas de proporcionar una buena educación. En
principio esto se logra, entre otras cosas, estableciendo un sistema de
gestión integral eficaz.
Una buena educación debe responder a las necesidades de la comunidad, ajustados
a la vida multifacética y compleja que las condiciones actuales nos han impuesto
con proyección hacia el futuro, los egresados de una universidad ideal deben
ser individuos altamente capacitados, actualizados con grandes dosis de juicio
y criterio. A mi modo de entender una buena educación universitaria es aquella
que permita a los estudiantes ejercer su carrera integralmente para el bien de
ellos mismos y también para el interés de la comunidad, es decir, tener
conciencia social, estar listos para servir a las personas y para colaborar con
el desarrollo del país.
Las universidades para cumplir lo anteriormente
expuesto, deben optar por un funcionamiento simple y sencillo evitando la burocracia,
ya que son numerosas las labores independientes que ocurren dentro de la misma
organización. Cada subsistema de la
universidad es conocido por tener variadas tareas, sin embargo, el concepto de
gestión a través de un sistema predefinido de normas para los distintos
procedimientos puede ser puesto en marcha para todos los niveles logrando
excelentes resultados, por eso recomiendo lo siguiente:
1. Unificar
los procesos y controles: Cada dependencia que se ocupa de funciones parecidas debe
ejecutar éstas con similares normas. Recomiendo
poner en práctica la sistematización en cada función primaria y operaciones
conexas, así la administración superior en cada
área será capaz de controlar todos los departamentos y funciones en una forma adecuada.
2. La implementación
de una base o sistema de datos simplificado: Los procedimientos de administración
de datos, manual o semi-automatizado están definitivamente obsoletos, esto reduce
la eficiencia de todos los departamentos funcionales. Con un sistema de los
datos totalmente automatizado se registran estos de manera apropiada sin ningún
tipo de oportunidad para la manipulación, se evitan los errores intencionales y
los no intencionales. Los datos
así registrados serán almacenados en un servidor del sistema central, que sólo
será accesible para los empleados de administración que de hecho estarán
autorizados a hacerlo quedando registrados sus accesos.
3. Identificación
y seguimiento de los Objetivos: Es evidente que la mayoría de las oficinas de
la universidad operan bajo un mismo techo en la generalidad de los casos, pero los
objetivos de cada una son muy diferentes. Hay
muchas funciones que no se pueden ni deben combinar con las demás, sin embargo
se debe asegurar que todas las metas de cada departamento que las conforman estén
integradas con el objetivo principal de la organización.
4. Agilización
de las Comunicaciones: Los procesos de acceso a la información y la difusión de
esos son conocidos por ser una tarea gigantesca para la gestión, con la integración de estos en una red
interna el problema se reduce al mínimo, ya que hay simplificación de los
sistemas que generan documentos en tiempo real sobre la información existente en
cuanto a horarios de clase, certificados de notas, datos sobre estudiantes y
egresados, etc. Por otro lado, esto ayudará a los estudiantes a conocer las
diversas actividades tales como nuevos cursos y futuros eventos, para que quien
lo requiera puede mantenerse actualizado sobre los acontecimientos de la
universidad.
5. Permitir
la auditoría de todos los procesos: La universidad debe ser transparente ante
la sociedad en general y su comunidad educativa. La gestión debe presentar
todos los datos e información sobre sus procesos administrativos de la manera
más precisa ante los organismos
reguladores y de los interesados, como la Controlaría General
de la República ,
las Asociaciones de Profesores, los Centros de Estudiantes, los Sindicatos de
Trabajadores, etc. Siendo capaz de que quien esté interesado pueda acceder al
desempeño de la gestión minuciosamente.
Las universidades están llenas de hombres y mujeres con inteligencia y
talento, requisitos para hacer de ella una excelente institución, reflejo de
una sociedad pujante y decidida al logro de sus mas preclaros propósitos. Por
último, deseo plasmar la siguiente reflexión: si la universidad que ahora
tenemos no es la ideal, debemos trabajar intensamente haciendo lo mejor posible
para hacerla realidad y durante ese ínterin egresar de ella ciudadanos dignos y
útiles a la patria.
Pedro Caldera
